Elles sont définies dans :

• Les statuts de l'office
• La convention d'objectif et de moyens qui lie l'office à la communauté d'agglomération
• Le schéma de développement touristique local de la communauté d'agglomération

Leurs suivis sont réalisés selon les principes de la démarche Qualité TourismeTM

• Chapitre 1 : engagements envers la collectivité
• Chapitre 2 : engagements en interne à l’OT
• Chapitre 3 : promotion
• Chapitre 4 : engagements envers les réseaux institutionnels du tourisme
• Chapitre 5 : engagements envers les socio-professionnels
• Chapitre 6 : engagements envers les visiteurs
• Chapitre 7 : boutique
• Chapitre 8 : organisation d’événement (option non appliquée)
• Chapitre 9 : commercialisation

Les dossiers sont archivés numériquement selon cette répartition :

• Chaque agent dispose d'un espace personnel "dossier en cours". 
• Les photos sont classées dans le dossier "photo" dont l’arborescence correspond aux catégories d'activités de l'AGIT32 (SIT du Gers - norme Tourinfrance). 
• Les documents sont ensuite archivés par type de document :
• • Documents applicables.
  • Enregistrements
  • Fiches d'instruction
  • Modèles
  • Modes Opératoires

Un lexique permet de préciser l'usage de chaque type de document.